Tema sempre più caldo ed in continua evoluzione, lo smart working viene richiesto dai collaboratori e dai candidati che si presentano per posizioni aperte, ma anche le stesse aziende lo incentivano perché presenta numerosi vantaggi anche per loro, come diventare più appetibili nella ricerca di nuovi talenti e trattenere i propri collaboratori. Importante è farlo bene, soprattutto alla luce dei cambiamenti previsti a partire dal 1⁰ luglio 2022 con la fina della procedura semplificata. In primis, è fortemente consigliabile redigere un Regolamento Smart Working. Vediamo di cosa si tratta in questa intervista all’Avv. Maela Coccato esperta, tra l’altro, in diritto della rete e delle nuove tecnologie e diritto alla protezione dei dati personali nonché nostra collaboratrice per i progetti di smart working.

• In cosa consiste il regolamento di smart working?

Innanzitutto farei una precisazione terminologica: in Italia il termine “smart working” non viene citato nella legge che lo disciplina. La corretta denominazione è “lavoro agile”, che si differenzia a sua volta dal telelavoro. Quindi oggi parleremo di smart working, intendendo però più correttamente parlare di lavoro agile. Il lavoro agile è disciplinato dalla l. 81/2017 e, a differenza dal telelavoro, permette di uscire dagli schemi rigidi del contratto di lavoro, relativi a tempi e luoghi di svolgimento, portando vantaggi sia per il lavoratore che per l’azienda.

La l. 81/2017 prevede che il lavoro agile si instauri con un contratto individuale stipulato tra azienda e lavoratore. In fase di stato di emergenza per epidemia Covid 19, il legislatore ha sancito una deroga alla disciplina della l. 81/2017, escludendo l’obbligo di contrattualizzazione individuale. Dal prossimo 1⁰ luglio 2022, salvo ulteriori modifiche di legge, le imprese che intendono continuare ad attuare questa modalità lavorativa dovranno provvedere agli incombenti di legge, stipulando contratti individuali con i collaboratori in smart working.

Il contratto stabilisce le obbligazioni delle parti ma non è sufficiente per la tutela, soprattutto dell’azienda. In tal senso affianchiamo l’accordo con un regolamento aziendale smart working.

Il regolamento smart working è lo strumento che consente all’imprenditore di disciplinare il rapporto di lavoro a distanza, riprendendo e precisando le pattuizioni contenute nel contratto che instaura il lavoro agile e soprattutto andando a dare indicazioni al lavoratore riguardo:

1. la sicurezza sui luoghi di lavoro, per assicurare il benessere fisico e psicologico del lavoratore e prevenire eventuali contenziosi da parte dei dipendenti che lamentino malattia sul lavoro. Dal punto di vista “fisico” ad es. ci può essere la prescrizione di usare luoghi congrui allo svolgimento dell’attività dal punto di vista dell’illuminazione, con sedie e scrivanie o tavoli che siano conformi dal punto di vista anatomico ed evitare mal di schiena o scoliosi. Infatti, anche in modalità smart working, il datore di lavoro è responsabile di questo aspetto. Dal punto di vista psicologico, può dare indicazioni per evitare il cosiddetto burn out, ossia stress da continua connessione all’attività lavorativa. Infatti, il diritto di disconnessione rientra nella tutela della salute. Tutte queste prescrizioni riportano sempre al protocollo con le indicazioni che l’INAIL ha dato ad inizio pandemia per lo svolgimento del lavoro agile;
2. l’uso della strumentazione informatica che il lavoratore deve utilizzare e le modalità di trattamento dati (soprattutto personali o costituenti segreto aziendale) trattati fuori sede. In tal senso si rammenta che le modalità di trattamento dovranno in ogni caso essere conformi al GDPR e alla normativa sul trattamento dati, garantendo la sicurezza dei dati e che non ci siano danni informatici per l’azienda. Infatti, quando l’attività viene svolta al di fuori dei locali aziendali, e molto spesso avviene con device personali (pc e smartphone), c’è il rischio che la connessione internet sia non protetta e quindi potenzialmente senza quelle caratteristiche di sicurezza che potrebbe avere la gestione documentale in azienda, per cui devo disciplinare molto bene l’utilizzo di strumenti informatici per dare sicurezza all’azienda. Perciò il regolamento lavoro agile dà prescrizioni sulle password, sul wi-fi, sulla gestione della rete, sull’esistenza o meno di una VPN, se vengono forniti gli strumenti aziendali o vige il BYOD (bring your own device). Tutti aspetti fondamentali per proteggere un asset strategico per l’azienda, ossia i dati su clienti, fornitori, ecc. ed impedire che un dipendente non protetto con profili di autorizzazione ampi sul server aziendale malauguratamente blocchi l’intera attività aziendale con i danni che possono seguire.
3. il potere di controllo del datore di lavoro, che può essere fatto, ma solo se disciplinato nel regolamento aziendale smart working e in ogni caso in conformità all’art. 4 dello statuto dei lavoratori. Infatti, grazie alla strumentazione informatica, sono possibili alcune forme di controllo dell’attività del lavoratore, a condizione che questi ne sia informato e il controllo non sia costante. Prendiamo ad esempio la geolocalizzazione attraverso il cellulare aziendale: nel regolamento va precisato se viene svolta ed a quali condizioni, per non incorrere in sanzioni da parte dell’ispettorato del lavoro. Se queste modalità non vengono inserite nel regolamento, il rischio è che eventuali prove raccolte per dimostrare comportamenti scorretti del lavoratore non possano essere utilizzate, nemmeno un messaggio email aziendale.

• Qual è la differenza tra contratto individuale (o accordo) smart working e regolamento smart working?

Il contratto smart working stabilisce che datore di lavoro e dipendente si accordano per lo svolgimento del lavoro agile. Deve essere individuale perché per ogni lavoratore ci saranno condizioni di luogo e tempo di svolgimento dell’attività diversa dagli altri. Questo contratto non sostituisce ma si affianca al contratto di lavoro subordinato. Dà indicazioni di massima sulla gestione dei dati, sui luoghi e tempi. Queste ultime dovranno necessariamente essere ampie perché altrimenti si va contro alla finalità stessa del lavoro agile. Per questo si può stabilire dove non è possibile lavorare, ad esempio in luoghi con una connessione pubblica.  I tempi dipendono anche dalle mansioni perché, in caso ad esempio di assistenza clienti con una certa fascia oraria garantita, l’attività lavorativa deve essere svolta necessariamente in conformità al servizio che si va a svolgere.  Tutte queste indicazioni sono solo elencate nel contratto smart working che, proprio per questo, non è sufficiente per la tutela soprattutto dell’azienda, per cui va affiancato da un regolamento aziendale smart working che le specifica in maniera articolata

• Il regolamento di smart working è obbligatorio?

Il regolamento smart working non è obbligatorio ma è molto consigliato perché è lo strumento che tutela l’azienda in caso di contenzioso coi lavoratori in modalità agile, ai quali fornisce precise indicazioni negli ambiti visti in precedenza: tutela della salute, gestione dei dati personali e protezione dei dati, disciplina del potere direttivo del datore di lavoro e quindi del suo potere di controllo, che altrimenti rimarrebbero scoperti e quindi per qualsiasi illecito che venisse commesso, l’azienda correrebbe il rischio di non potersi precostituire una forma di tutela.

• Che cosa serve esattamente alle aziende per fare smart working oltre a regolamento e accordo individuale?

Prima di tutto serve il contratto di smart working con il singolo dipendente, costruito con un livello di personalizzazione che potremmo definire sartoriale perché basato sulle sue esigenze di luoghi in cui verrà svolta l’attività lavorativa e sui tempi. Una volta che l’azienda ha chiaro il quadro dei suoi dipendenti, potrà definire il regolamento smart working per dare delle regole che assolvano a tutti gli obblighi di legge per la tutela della salute, dei dati personali e dei segreti aziendali.

Una terza fase che consigliamo sempre è la formazione. Il regolamento infatti va spiegato al datore di lavoro e ai dipendenti per chiarire che cosa fare e come farlo.

• Quali sono i suggerimenti per le aziende che temono o sono riluttanti verso lo smart working anche se potrebbe essere una soluzione per loro?

Suggerirei alle aziende di avere fiducia nei propri dipendenti e nell’evoluzione degli strumenti informatici. Lo smart working si basa sulla fiducia. La fiducia dell’azienda sull’attività del lavoratore e del lavoratore di rimanere importante nel suo ruolo sociale e lavorativo per l’azienda. È un diverso modo di approcciarsi al mondo del lavoro basato più sui risultati effettivi dell’attività lavorativa e sulla soddisfazione del lavoratore. A sua volta il dipendente, valorizzato con la fiducia del lavoro agile, più difficilmente lascerà l’azienda vedendosi riconosciuto come persona, facilitato nella conciliazione vita privata/lavoro e apprezzato come lavoratore (ndr: ed in questo si evince la caratteristica del lavoro agile come strumento di welfare aziendale). In base alla nostra esperienza, moltissime aziende vogliono lo smart working e tutte quelle che lo hanno già adottato non tornerebbero mai indietro. Anche perché si dimostra un risparmio per l’azienda, soprattutto se i dipendenti sono sparsi geograficamente o si vogliono assumere persone senza aumentare gli spazi fisici. Ma è un risparmio economico anche per i dipendenti, per esempio sul carburante ma anche sui tempi per gli spostamenti permettendo maggiore flessibilità. Soprattutto, lo smart working è un modo diverso di lavorare che richiede una diversa modalità di valutazione delle performance lavorative perché non si ragiona più a ore lavorate ma per obiettivi raggiunti che, da quanto abbiamo visto, sono aumentate in molti casi. È una grande opportunità per la crescita dell’azienda e dei dipendenti.

Conclusioni

Riassumendo, il regolamento smart working raccoglie tutte le regole che il datore di lavoro detta ai suoi dipendenti quando ne organizza l’attività in lavoro agile. Serve per tutelare l’azienda ma anche la salute e la sicurezza dei collaboratori in lavoro agile. Definisce luoghi e tempi, disciplina l’utilizzo degli strumenti informatici e l’esercizio del potere di controllo del datore di lavoro. Non è obbligatorio ma fortemente consigliato in affiancamento al contratto di lavoro agile per evitare contenziosi.

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L’avv. Maela Coccato del Foro di Venezia, è DPO, consulente privacy e consigliere dell’Ordine degli Avvocati di Venezia dal 2014. Laureata in Giurisprudenza a Padova nel 2003; Master universitario in diritto della rete nel 2005; cofondatrice di Amadir e attualmente membro del direttivo dell’associazione Centro Studi Processo Telematico; nel 2020 e 2021 ha frequentato corsi di specializzazione presso l’Università di Milano su AI e Big data.